Introducción a la Facturación Electrónica

Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra venta de bienes o servicios. Una factura electrónica es lo mismo que una factura en papel, pero en formato digital. Sirve para justificar una compra o servicio y debe cumplir con unos requisitos legales.

El sistema tradicional era la factura en papel que se remitía por correo postal o se entregaba en el establecimiento al cliente, muchas veces se trataba de facturas hechas a mano sobre un libro en papel de facturas. Con la informatización de los negocios se generalizaron las facturas hechas en Word o Excel y que muchas veces se remitían al cliente en PDF por email.

¿En qué se diferencia de una factura normal?

Factura en papel: Se imprime, se firma a mano y se entrega en físico.
Factura electrónica: Se crea en el ordenador, se firma digitalmente y se envía por email o plataformas oficiales.

Lo importante: Tiene la misma validez legal que una factura tradicional, siempre que esté en el formato correcto y contenga todos los datos necesarios.

¿Cuándo emitir una factura?

No solo se trata de saber cómo hacer una factura sino de conocer cuando estás obligado a ello. Como empresario o profesional autónomo tienes la obligación a expedir y entregar factura, u otros justificantes, por las operaciones que realizas durante tu actividad. No olvides que siempre tienes que conservar una copia del documento que entregues. Es decir, debes estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas. También estás obligado a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitas y conserves las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva tu actividad (la obligatoriedad se extiende también a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.

¿Dónde se usa la facturación electrónica?

La factura electrónica se realiza en dos fases:

• Se crea la factura (al igual que se hace con la factura en papel) y se almacena en un fichero de datos.
• Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura, si se desea.

Cada vez más empresas y autónomos la utilizan porque es más rápida, segura y ecológica. Además, en España es obligatoria para:

• Facturar a administraciones públicas (ayuntamientos, comunidades autónomas…).
• Empresas que facturan entre sí (a partir de 2025 será obligatoria para todos).
• Autónomos y pymes que trabajan con grandes empresas.

¿Qué formato se debe usar para la factura electrónica?

Cuando hablamos de formato de la factura nos referimos al fichero que soporta el contenido legal de la factura. Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. Los formatos usados con más frecuencia son:

• PDF:  se suele usar cuando el destinario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.
• XML: este formato es el que usa la Agencia Tributaria.

Ventajas de la facturación electrónica