Ya sabemos qué es una factura electrónica y por qué se usa. Ahora vamos a lo realmente útil: cómo crear una factura desde cero. No te preocupes, es más fácil de lo que parece.

¿Qué datos debe llevar una factura?

Para que una factura sea válida, debe contener estos elementos obligatorios:

Datos del emisor (quién emite la factura):

  • Nombre o razón social.
  • NIF o CIF.
  • Dirección y datos de contacto.

Datos del receptor (quién recibe la factura):

  • Nombre o razón social.
  • NIF o CIF (si es empresa o autónomo).
  • Dirección y datos de contacto.

Información clave de la factura:

  • Número de factura (debe ser único y seguir un orden).
  • Fecha de emisión.
  • Concepto: Descripción del producto o servicio.
  • Importe sin IVA.
  • IVA aplicado.
  • Total a pagar.

¿Cómo hacer una factura electrónica fácilmente?

Hoy en día, tienes varias opciones para crear una factura electrónica, y elegir la más adecuada dependerá de la frecuencia con la que las necesites. La opción más eficiente es utilizar un software especializado, ya que automatiza el proceso, aplica impuestos correctamente y permite enviar las facturas en formato digital sin complicaciones. Algunas opciones gratuitas o con versión de prueba son:

  • Billin, fácil de usar y en español.
  • FacturaScripts, ideal si buscas algo personalizable y de código abierto.
  • Holded, pensado para pequeñas empresas que quieren gestionar su facturación de forma sencilla.
  • Factusol,...

Si solo necesitas hacer facturas de vez en cuando, puedes utilizar una plantilla en Excel o Word, rellenar los datos, calcular los impuestos y guardar el documento en PDF antes de enviarlo por email. También existen plataformas y herramientas online gratuitas que te permiten generar facturas rápidamente sin necesidad de instalar nada, como:

  • FacturaDirecta
  • Contasimple,...

Si trabajas con facturación de forma habitual, lo mejor es usar un programa especializado. Para casos puntuales, una plantilla o una herramienta online pueden ser suficientes.

Exportar y enviar la factura

Una vez creada la factura, hay que enviarla de forma correcta:

Formato recomendado:

  • PDF si la envías por email.
  • XML (FacturaE) si la subes a plataformas oficiales (como FACe).

Opciones de envío:

  • Email: Adjunta el PDF y envíalo al cliente.
  • Plataforma FACe: Si es una factura para la Administración Pública, deberás subirla a este portal.

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