Ahora que ya sabemos qué es una factura electrónica y cómo crearla, nos falta el último paso: enviarla y gestionarla correctamente. Parece fácil, pero hay detalles importantes que debemos conocer para evitar errores y problemas legales.
¿Cómo enviar una factura electrónica correctamente?
Una vez generada la factura, debemos asegurarnos de que llegue de forma segura al cliente. Existen tres formas principales de envío:
Por email (opción más común)
- Adjunta la factura en formato PDF.
- Usa un asunto claro, como: "Factura 2024-002 – Papelería Los Álamos".
- Añade un mensaje corto en el correo, por ejemplo:
Estimado/a [Nombre del cliente],
Adjuntamos la factura correspondiente al pedido realizado el [Fecha].
Quedamos a su disposición para cualquier consulta.
Saludos cordiales,
[Nombre y empresa]
A través de plataformas de facturación (para clientes recurrentes o grandes empresas). Si el cliente usa software de gestión, podemos subir la factura a su plataforma. Por último, las facturas destinadas a ayuntamientos o administraciones deben subirse en formato FacturaE (XML) a la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
Organización y gestión de facturas
Llevar un control ordenado de las facturas es clave para evitar confusiones. Aquí van algunos consejos:
- Guarda siempre una copia (Crea una carpeta digital con las facturas organizadas por años y clientes)
- Controla pagos y vencimientos (Lleva un registro de facturas cobradas y pendientes)
- No olvides incluir todos los datos obligatorios (NIF, fecha, número de factura, IVA, total...).
- No envíes facturas en formatos editables (Word, Excel), siempre en PDF o XML.
- Si una factura tiene un error, emite una factura rectificativa, no la borres.