Crear y enviar facturas electrónicas es solo una parte del proceso. Igual de importante es almacenarlas correctamente y protegerlas frente a pérdidas o accesos no autorizados. En este tema, veremos cómo guardar nuestras facturas de forma segura y cumplir con la normativa.
¿Dónde y cómo almacenar las facturas electrónicas?
Por ley, las empresas y autónomos deben conservar sus facturas durante al menos 6 años (según el Código de Comercio) y, en algunos casos, hasta 10 años si afectan a impuestos. Para evitar problemas, es recomendable almacenarlas en varios formatos y lugares.
- Guardarlas en el ordenador (No recomendado). Puedes crear una carpeta organizada por años y clientes. Si el ordenador se estropea o sufre un ciberataque, podrías perder todo.
- Usar almacenamiento en la nube (Recomendado). Plataformas como Google Drive, Dropbox o OneDrive permiten guardar facturas de forma segura. Puedes acceder a ellas desde cualquier dispositivo.
- Programas de facturación (Para empresas). Almacenan las facturas automáticamente y las organizan. Cumplen con la normativa de facturación electrónica.
Seguridad y protección de datos
Las facturas contienen información sensible (nombres, direcciones, NIFs…), por lo que es fundamental protegerlas. Aquí van algunos consejos clave:
- Usa contraseñas seguras. Si guardas facturas en la nube, protege tu cuenta con una contraseña fuerte y activa la verificación en dos pasos.
- Cifra los archivos importantes. Para mayor seguridad, puedes cifrar las facturas en PDF o comprimirlas en archivos protegidos con contraseña.
- Realiza copias de seguridad. Guarda una copia en un disco duro externo o en una unidad USB.
- Evita enviar facturas en redes públicas. No envíes documentos sensibles desde redes WiFi abiertas sin protección.
- Cumple con la normativa (RGPD y Ley de Facturación Electrónica). Asegúrate de que los datos de los clientes están protegidos y no se comparten sin su consentimiento.