El primer paso para aprender a trabajar con Access es perderle el miedo. Crear una base de datos desde cero es más fácil de lo que parece. Vamos a ver cómo empezar desde una hoja en blanco, guardarla correctamente y cerrarla de forma segura.
Al abrir Access, se nos presenta una pantalla de inicio con varias plantillas. Pero nosotros vamos a empezar con lo básico:
- Haz clic en “Base de datos de escritorio en blanco”.
- Escribe un nombre para tu base de datos en el cuadro que aparece a la derecha (por ejemplo,
MiPrimeraBBDD). - Opcionalmente, elige una ubicación donde guardarla (por defecto se guarda en la carpeta Documentos).
- Pulsa “Crear”.
Access abrirá una tabla nueva con el nombre Tabla1. Esta es tu primera tabla. Todavía está vacía, pero ya puedes empezar a introducir datos o cambiar al modo Diseño para estructurarla mejor.
Guardar, cerrar y eliminar una base de datos
Guardar una base de datos en Access funciona de forma parecida a Word o Excel. Puedes pulsar el icono del disquete (arriba a la izquierda) o usar Ctrl + G para guardar cambios. Al cerrar el programa, Access te preguntará si quieres guardar si detecta algo nuevo. Los objetos (tablas, formularios, etc.) también se guardan individualmente. Asegúrate de guardar cada uno cuando termines de trabajar con él.
Para Cerrar la base de datos puedes ir a Archivo > Cerrar base de datos o simplemente cerrar la ventana del programa. Si lo que quieres es Eliminar una base de datos, accede a la carpeta donde esté guardada tu base de datos (.accdb), haz clic derecho sobre el archivo y selecciona Eliminar. Para Cerrar Access correctamente y evitar pérdidas, usa Archivo > Salir o pulsa Alt + F4 desde el teclado. Siempre que empieces un proyecto nuevo, acostúmbrate a guardar la base de datos con un nombre claro y en una carpeta organizada. Así evitarás confusiones en el futuro.