Diseñar una base de datos en Access no es solo cuestión de añadir campos y tipos de datos. También es esencial definir una clave principal y ajustar correctamente las propiedades de cada campo para garantizar que los datos se introduzcan de forma correcta y coherente.
La clave principal es el campo que identifica de manera única cada registro de una tabla. Es decir, no puede haber dos registros con el mismo valor en ese campo, ni puede quedar en blanco. Esta clave principal:
- Permite que cada fila de la tabla tenga su propia identidad.
- Sirve para relacionar tablas entre sí.
- Access la utiliza para buscar más rápido.
¿Cómo se define?
- Abre la tabla en Vista Diseño.
- Haz clic en el campo que quieras convertir en clave principal (por ejemplo, "IDCliente").
- Pulsa el botón Clave principal (icono de llave) en la cinta de opciones.
Propiedades de los campos (tamaño, formato, validación,...)
Cuando defines un campo en Vista Diseño, puedes ver sus propiedades en la parte inferior. Son muy útiles para controlar cómo se introducen y se muestran los datos. Estas son las más relevantes:
| Propiedad | ¿Qué hace? | Ejemplo |
|---|---|---|
| Tamaño del campo | Limita número de caracteres o define el tipo de número. | Texto: 50 car. / Número: Entero |
| Formato | Muestra los datos con un estilo determinado. | Fecha corta, moneda, porcentaje… |
| Máscara de entrada | Obliga a escribir los datos siguiendo un patrón. | Teléfonos, DNI, códigos postales… |
| Valor predeterminado | Aparece automáticamente al crear un nuevo registro. | En un campo “Provincia”: “Sevilla” |
| Regla de validación | Condición que deben cumplir los datos introducidos. | Precio >= 0 |
| Texto de validación | Mensaje que aparece si no se cumple la regla. | El precio no puede ser negativo |
| Requerido | Obliga a rellenar el campo (no puede quedar vacío). | Campo marcado como obligatorio |
| Indexado | Mejora la velocidad de búsqueda. | Campos que se consultan mucho |