Toda base de datos bien hecha empieza por un buen diseño de las tablas. Una tabla no es solo una cuadrícula para escribir datos: es la estructura que va a sostener todo lo demás. Por eso, vale la pena dedicar tiempo a pensar bien qué campos vamos a necesitar, qué tipo de datos va a contener cada uno y cómo se van a organizar.
Crear tablas desde vista Hoja de datos o Diseño
Access nos permite crear tablas de dos formas principales:
- Vista Hoja de datos: Es la más visual y parecida a Excel. Puedes empezar a escribir directamente los datos y Access intentará adivinar el tipo de campo que necesitas.
- Vista Diseño: Aquí defines cada campo manualmente, indicando nombre, tipo de datos y propiedades.
Aunque empezar desde la Hoja de datos puede parecer más fácil, usar la Vista Diseño te permite evitar errores y definir desde el inicio reglas importantes como validaciones, tamaños, etc.
Tipos de datos y cómo elegirlos
Cada campo de la tabla debe tener un tipo de dato adecuado. Elegir bien este tipo es clave para que la base de datos funcione correctamente. Aquí van los más comunes:
| Tipo de dato | Uso habitual | Ejemplos |
|---|---|---|
| Texto corto | Datos alfanuméricos hasta 255 caracteres | Nombre, ciudad, código postal |
| Texto largo | Campos extensos con formato de texto | Observaciones, descripciones |
| Número | Datos numéricos para cálculos | Edad, precio, cantidad |
| Fecha/Hora | Fechas y horas | Fecha de nacimiento,... |
| Moneda | Valores monetarios con símbolo | Precio, importe total |
| Autonumeración | Números que se generan automáticamente | ID de cliente, nº de factura |
| Sí/No | Valores lógicos | ¿Pagado?, ¿Activo? |
| Hipervínculo | Enlaces a webs o correos electrónicos | www.gorca.es,... |
| Datos adjuntos | Archivos vinculados | PDF, imágenes, etc. |
| Calculado | Resultado de una operación matemática | [Cantidad] * [Precio unitario] |
Para elegir el tipo correcto piensa en qué vas a hacer con ese campo. ¿Vas a calcular con él? Entonces debe ser numérico. ¿Solo vas a mostrar texto? Entonces será Texto corto o largo.
Campos calculados, autonumeración, búsquedas, etc.
Access permite incluir campos especiales que nos dan más funcionalidad en las tablas:
- Campos calculados: Permiten realizar operaciones automáticas dentro de la propia tabla.
- Autonumeración: Es un campo que se incrementa solo con cada nuevo registro. Ideal para crear claves primarias únicas. No se puede editar manualmente.
- Asistente para búsquedas: Crea listas desplegables en un campo para elegir valores desde otra tabla o lista de opciones. Muy útil para evitar errores de escritura.