Microsoft Access organiza la información en distintos objetos, cada uno con una función específica. Comprender bien para qué sirve cada uno es clave para construir una base de datos sólida y funcional.
Tablas, formularios, consultas e informes
Las tablas son donde se almacenan los datos en bruto. Funcionan como hojas de cálculo: cada fila es un registro (por ejemplo, un cliente) y cada columna es un campo (nombre, teléfono, email...). Todo parte de las tablas. Si no hay datos bien organizados, el resto de elementos no tiene sentido.
Un formulario es una interfaz visual que permite introducir, consultar o modificar datos de forma más amigable. Son especialmente útiles cuando no queremos que el usuario vea directamente las tablas. Por ejemplo, puedes crear un formulario para registrar nuevos pedidos sin tener que abrir la tabla completa.
Las consultas permiten filtrar, combinar o calcular datos almacenados en las tablas. Funcionan como preguntas que haces a la base de datos. ¿Quieres saber qué productos tienen menos de 5 unidades en stock? ¿O qué clientes son de Sevilla? Una consulta te lo da en segundos.
Los informes sirven para mostrar los datos ordenados y con formato, ideales para imprimir o presentar. Pueden basarse en tablas o consultas. Si necesitas entregar un resumen de ventas mensual o imprimir fichas de clientes, un informe es lo que necesitas.
Vistas disponibles según el tipo de objeto
Access permite trabajar con sus objetos de distintas maneras gracias a las vistas. Cada tipo de objeto tiene las suyas propias:
- Tabla: Vista Hoja de datos / Vista Diseño
- Formulario: Vista Formulario / Vista Diseño / Presentación
- Consulta: Vista Hoja de datos / Vista Diseño / Vista SQL
- Informe: Vista Informe / Vista Diseño / Preliminar / Presentación
Puedes cambiar de vista en cualquier momento desde el botón “Vista” (arriba a la izquierda).
Acceso al panel de navegación
El panel de navegación, situado a la izquierda de la pantalla, muestra todos los objetos de la base de datos: tablas, formularios, consultas, informes… Puedes abrir un objeto con doble clic. Puedes ordenar o agrupar los objetos por tipo o fecha de creación y también puedes ocultar el panel temporalmente para ganar espacio en pantalla. Este panel es tu mapa: desde aquí accedes a todo lo que has creado.
Resumen práctico
- Las tablas guardan los datos.
- Los formularios los hacen fáciles de introducir.
- Las consultas extraen solo lo que necesitas.
- Los informes presentan los datos con elegancia.